רשומות רפואיות: הבעייתיות בשימוש באקסל

• מאמר זה הוא חלק מהתכנים אותם אנחנו שמחים לספק לקהל לקוחותינו: מנהלי מרכזים רפואיים, קליניקות ומרפאות.

למרות שאנחנו חיים במאה ה-21 והטכנולוגיות החדשניות לניהול מרפאה חכמה נמצאות בהישג יד – קיימות עדיין מרפאות וקליניקות רבות המנהלות את בסיסי הנתונים והמידע על הלקוחות שלהם באמצעות כלים מיושנים שאינם מתאימים לרוח התקופה.

במרפאות רבות ברחבי הארץ ובעולם כולו עדיין נהוג להשתמש בגיליונות אקסל לצורך שמירת וניהול המידע של המטופלים, אך יש לתוכנות האופיס (MS Office), ובהן גם אקסל, מגבלות טכניות ואחרות, ולא פעם הצוותים הרפואיים והאדמיניסטרטיביים במרפאות מתמודדים עם הבעייתיות שבשימוש בגיליונות אקסל. חשוב לזכור כי תוכנה זאת אינה מיועדת לניהול משימות מורכבות. לעיתים יש בעיות של תאימות בין גרסאות התוכנה ומידע עלול ללכת לאיבוד, ובנוסף התוכנה מוגבלת מבחינת ניהול רשימות מאחר שגיליונות אקסל (XLS) מוגבלים ל-65,536 שורות. 

המידע הרפואי בגיליונות אקסל חשוף לסיכונים

כדי להמחיש את הבעייתיות של ניהול רשויות רפואיות באקסל כדאי לדעת שחודש אוקטובר 2020 פורסם בכלי התקשורת בבריטניה שסוכנויות ממשלתיות שונות גילו להפתעתן כי המערכות שבהן הן השתמשו איבדו חלק משמעותי מהמידע ומהתיעוד על חולי קורונה, וזאת בעקבות המגבלות הטכניות מבחינת כמות הרשומות שניתן לשמור בגיליונות. זו היא רק דוגמה אחת מיני רבות לבעייתיות השימוש באקסל, הן מבחינת ניהול רשומות רפואיות והן מבחינות אחרות עליהן נפרט בהמשך.

נכון, אקסל היא תוכנה פופולרית, נוחה וידידותית למשתמש. רבים יודעים כיצד לעבוד עם גיליונות אקסל ואין צורך להשקיע בהדרכות על מערכת חדשה, ובנוסף העלות של תוכנת אופיס אינה גבוהה. יחד עם זאת, כאשר משתמשים רבים עובדים מול טבלת שליטה אחת שבה מופיעות כל הרשומות הרפואיות של מטופלי המרפאה, הגיליון האלקטרוני עשוי לקרוס ומידע רב על המטופלים עלול להימחק וללכת לאיבוד, ואף מרפאה לא יכולה להרשות לעצמה אובדן נתונים חשובים על המטופלים.

חוסר תאימות בין הגרסאות

אחת מהבעיות המרכזיות של ניהול רשומות רפואיות באמצעות אקסל היא חוסר התאימות בין הגרסאות השונות של התוכנה. אם הצוות במרפאה משתמש בגרסאות שונות של אקסל עלולים לאבד מידע רפואי חשוב וקריטי. בנוסף, כאשר שולחים ומשתפים גיליון אקסל עם משתמש אחר במרפאה שעושה שימוש בגרסה האחרונה, לא פעם המידע אינו עובר בצורה נכונה, פונקציות נמחקות, העיצוב של הנתונים משתנה ועוד.

פרטיות וחיסיון רפואי

קיימת גם בעייתיות מבחינת פרטיות וחיסיון על המידע הרפואי. הגישה לגיליונות אקסל פתוחה לכל העובדים במרפאה, לכן ניתן להעתיק בקלות את הרשומות הרפואיות, ולעיתים משתמשים לא מנוסים עלולים למחוק או לשנות מידע בגלל טעויות אנוש וחוסר תשומת לב. ראוי לציין שבאמצעות תוכנה לניהול מרפאה ניתן להקצות הרשאות ולהגביל את הגישה והאפשרות לשנות מידע רפואי המאוחסן בתיק הרפואי הממוחשב, לכן זהו פתרון מקצועי ואיכותי יותר, ולתוכנה החכמה לניהול מרפאה יש עוד שלל יתרונות אחרים, מעבר לחסיון הרפואי.

מגבלות נוספות של ניהול רשומות רפואיות באקסל

קיימות מגבלות נוספות לניהול רשומות באקסל, למשל אוטומציה מאוד מוגבלת. כלי האוטומציה העיקרי באקסל הוא Record Macro, לכן המשתמשים מתקשים לנתח נתונים חריגים. כמו כן, האקסל מוגבל מבחינת יכולת הטיפול בקבצים, שמירה על שלמות הנתונים ברשומות הרפואיות,  וקושי לקלוט נתונים ממערכות מידע אחרות.

לכן, אם אתם עדיין משתמשים בגיליונות אקסל כדי לנהל את הרשומות הרפואיות במרפאה – הגיע הזמן לבחור תוכנה לניהול מרפאה חכמה וכך תיהנו מכלים מתקדמים יותר, משמירה על החיסיון הרפואי ומיתרונות רבים נוספים.

חברת ר.ר. מערכות מפתחת מערכות תוכנה איכותיות בהתאמה טכנולוגית עדכנית בתחומי הבריאות, הרפואה
והאופטיקה, ע"פ צרכי לקוחותיה ובהתאם לתחומי התמחותם ותהליכי פעילותם. לחצו כאן ליצירת קשר ולקבלת מידע נוסף.