מרפאה מצליחה היא מרפאה המתנהלת היטב. כזו שהתורים בה מסודרים, שהרופאים בה יודעים בכל רגע נתון עם מה הם מתמודדים ובעיקר – מרפאה שהמטופלים בה מרוצים. ניהול מרפאה הוא אתגר מורכב, המצריך מכל צוות המרפאה וכן גם מהרופאים שבה תשומת לב, יכולת ארגון ושמירה על סדר. אז, איך עושים את זה והאם זה באמת אפשרי? הנה כמה טיפים לשמירה על סדר יום נכון במרפאה:
1. ניהול נכון של תורים – התנהלות נכונה של מרפאה מתחילה בניהול יעיל של תורים. בעזרת מערכת ניהול תורים ניתן לעשות זאת בצורה טובה יותר ולשמור באופן זה על סדר יום נכון. מערכת זו מותאמת לצרכיה של כל מרפאה ויכולה להתאים למרפאות בתחומים שונים. המערכת מאפשרת ניהול תורים ומעקב אחר ביטולם, הזמנה חדשה של תורים ושיבוצם בצורה חכמה. בעזרתה ניתן לנהל כמה יומנים במקביל, מה שמתאים מאד למרפאה עם מספר רופאים. המערכת מציגה בפני הצוות הרפואי את הפרטים באופן ברור ושולחת התראות על בסיס יום יומי הן למטופלים עצמם (על התורים שהזמינו) והן לצוות המקום.
2. עדכון הרופא באופן שוטף – אחת הדרכים לשמור על התנהלות נכונה של מרפאה היא לדאוג לעדכן את הרופא או את הרופאים שבה באשר למטופלים המגיעים אליהם, באשר לטיפולים המיוחדים שאותם הם נדרשים לבצע ובאשר לכל המשימות העומדות מולם במהלך יום העבודה. הרופאים נדרשים לבצע לא מעט משימות במהלך יום העבודה, חלקן קשורות באופן ישיר למטופלים עצמם וחלקן באופן עקיף יותר. על מנת להציע למטופלים את הטוב ביותר, חשוב שהעבודה מולם תהיה מסודרת ומאורגנת. רופאים, המעודכנים באופן שוטף, מתנהלים טוב יותר ומנצלים את היום בצורה יעילה. כשהם יודעים מי הם המטופלים מראש ואיזה טיפול נדרש לכל אחד, הם יכולים לתכנן את הזמן שלהם ולארגנו, מבלי שיפספסו אף אחד.
3. שימוש באמצעים משולבים יביא ליעילות אפקטיבית כמו:
• במרפאות גדולות אפשרות לשילוב קיוסק מידע, הדפסת פתקי תור
• שימוש בפדים דיגיטליים לקלט נתוני מטופלים ישירות לכרטיס המטופל, החתמה על הסכמות לטיפולניתוח וכיו"ב
• תצוגת תורים דיגיטלית בשילוב מידע שיווקי ואו תוכנית טלוויזיה – לקלט מטופלים והכוונתם לבדיקה, טיפול ועדכון סיום טיפול לידיעת גורם מלווה, תוך ניצול המימד גם לשיווק.
4. הגדרת הצרכים – הגדרת צרכי הצוות ובעיקר צרכי המרפאה תעזור להתנהל בצורה טובה יותר. כך ניתן יהיה לנצל נכונה את הכלים הקיימים, לרבות המערכת לניהול תורים, וכן להיעזר באחרים כדי לבצע את העבודה. הבנת הצורך ומתן מענה מדויק לו יאפשר לצוות המרפאה – לרבות הרופאים עצמם – להציע שירות מקצועי ברמה גבוהה, וגם למשוך אליה מטופלים חדשים נוספים.
5. אם זה עובד טוב – להמשיך. אם לא – לשפר או לתקן – גם אם נדמה שסדר היום מנוהל כהלכה, התוצאות בשטח יכולות להראות אחרת. אם המטופלים מביעים חוסר שביעות רצון, אם הם מפספסים תורים ואינם מעדכנים את צוות המרפאה, אם הרופאים מרגישים לחץ רב של עבודה והתחושה אינה נעימה – כנראה, משהו במרפאה מתנהל שלא כהלכה. זה הזמן לשנות דפוס התנהלות ולאמץ אחד חדש, כזה שעובד בצורה טובה יותר.
שילוב של מערכת מיוחדת, העוזרת בניהול המרפאה ובקביעת התורים, בהבנת הצרכים הקיימים וגם בשינוי דפוסים שאינם עובדים, כל אלה ועוד יכולים לעזור בשמירה על סדר יום נכון במרפאה. כדאי להכיר את הפיתוחים הטכנולוגיים החדשניים המאפשרים זאת ולנסות לראות כיצד הם עובדים בשטח. שימוש בפיתוחים אלה וניצול הכלים הרבים שהם מציעים יכולים לשפר משמעותית את התנהלות צוות המרפאה והרופאים ולשמור על מטופלים מרוצים.
