שימוש במערכת תוכנה לייעול תהליך הזמנות מוצרי אופטיקה
חנויות האופטיקה מציעות לנו כיום מגוון רחב של עדשות ומסגרות למשקפיים. האפשרויות הן רבות ומגוונות והבחירה ביניהן לא תמיד קלה. הטיפול בלקוח, המגיע אל חנות האופטיקה ומבקש לרכוש משקפיים חדשים ועדשות מתאימות, יכול להיות מאתגר ולא פשוט. על צוות החנות לבדוק בו זמנית כמה דגמים שונים, כמה ספקים שונים ולבחון את רמת המחירים הנדרשת והמתאימה עבור הלקוח. כל זאת, כמה שיותר מהר כדי למנוע המתנה מיותרת וכדי לספק ללקוח את המוצר המתאים לו ביותר, ומבלי שיצטרך להתפשר הן על האיכות והן על המחיר, אך יש לכך פתרון ייעוד שמקצר ומייעל את התהליך – תוכנת אופטיקה.
ייעול תהליך העבודה ומציאת פתרונות מתאימים
התאמת משקפיים ללקוח היא הליך לא פשוט. בעת הגעתו של הלקוח אל חנות האופטיקה ,לאחר שלב הבדיקה –אשר מתועד גם הוא בתוכנה וכולל בתוכו אפשרות לקליטה ישירה ממכשיר הבדיקה בוחן הלקוח יחד עם צוות החנות את האפשרויות הקיימות, משקפיים ועדשות יחדיו, ובוחן את מידת התאמתן אליו במסגרת תהליך זה נעשה שימוש במנגנון המחירונים המובנה אשר לא קיים באף תוכנה אחרת אשר נותן לחנות אפשרות לאיתור עדשה ספציפית אשר תתאים ללקוח. חנויות האופטיקה עובדות מול מספר ספקי עדשות ומסגרות משקפיים שונים במסגרת העבודה השוטפת ניתן להזמין ישירות מהספק/מעבדת היצרן, הזמנת היצור מוזרמת על פי המרשם עד למכונת חיתוך העדשות .
לאחר שההזמנה נשלחת מתוך התוכנה ניתן לראות את מצב ההזמנה מהספק ללא צורך בהרמת טלפון עד להגעת ההזמנה חזרה אל החנות.
ההזמנות מבוצעות מול כמה מהמותגים המוכרים והמובילים בשוק כיום. כשיש צורך בהתאמה אישית של המשקפיים, על צוות חנות האופטיקה לבצע התאמה מלאה בין העדשות הנדרשות ללקוח ומסגרת המשקפיים, וגם כשמדובר בספקים שונים. לכל אחד ממוצרים אלה מחיר שונה וספק שונה. בדיקות אלו, התאמות ושקלול המחיר הנדרשים לבצע במסגרת התהליך כולו אורכים לא מעט זמן, ופעמים רבות גם יכולים להיתקל בקשיים ואף לגרום לטעויות. תוכנה לניהול הזמנות היא הדרך הנכונה לייעל את תהליך העבודה, ובמיוחד בחנויות הנדרשות לעבוד מול לקוחות ומוצרים מגוונים.
בעזרת תוכנת ניהול זו יכול צוות החנות לשפר את תהליך העבודה ולקצר אותו באופן משמעותי. במקום לבצע הזמנה טלפונית מול כל ספק בנפרד (שיחה מול ספק העדשות ושיחה מול ספק מסגרת המשקפיים), כדי להימנע מטעויות מיותרות וכדי לאפשר ללקוח ליהנות מהמוצר המתאים לו ביותר, ניתן להיעזר בתוכנה, המותאמת בהתאמה מלאה לצרכיה של כל חנות אופטיקה.
תוכנת אופטיקה זו, המעמידה לרשותו של צוות החנות מבחר של כלים טכנולוגיים יעילים וידידותיים מאד, מתעדכנת בכל עת באשר לתעריפי המוצרים וחוסכת מצוות החנות לעשות זאת באופן יזום. היא מאפשרת לבצע את תהליך ההזמנה, מרגע פנייתו של הלקוח ועד שקיבל את המוצר שהזמין, בצורה יעילה ונכונה יותר וללא טעויות. בעזרת תוכנה זו ניתן לספק ללקוח את המוצר שהזמין במחיר האטרקטיבי ביותר ולפני כן גם לידע אותו באשר לתאריך היעד שבו צפוי לקבל את המשקפיים עצמם. ללקוח נפתח באמצעות התוכנה כרטיס מיוחד, שבו מתעדכנים פרטיו באשר להזמנה שבוצעה ובהם גם יכול להיעשות שימוש בעת פנייתו הבאה.
יתרונות רבים בתוכנת אופטיקה אחת
תיעוד הנתונים בתיק המטופל\ לקוח מאפשר מעקב אחרי שינויים שחלים בתחום הראיה מצד אחד
יכולת להסדר קבלת עדשות מגע באופן תקופתי ע"פ המרשם המתועד לא בכדי הפכה תוכנת ניהול הזמנות זו לתוכנה מבוקשת מאד בקרב חנויות האופטיקה בארץ. התוכנה, שמתאימה גם לרשת של חנויות אופטיקה, עוזרת לצוות החנות לבצע את עבודתו בצורה טובה וללקוח עצמו ליהנות משירות ברמה גבוהה.
רישום פרטיו של הלקוח ופרטי ההזמנה עצמה, תוך התייחסות למוצרים שמזמין ואחר כך רוכש, האפשרות לקבל עדכונים שוטפים באשר לעלות המוצרים והוספת מוצרים חדשים לקטלוג של כל ספק, הופכים את העבודה עצמה בחנות האופטיקה לאיכותית הרבה יותר ואת הלקוחות למרוצים יותר.