ניהול יעיל של חנות אופטיקה

בחנויות אופטיקה בהן מבצעים בדיקות ראייה, חשוב שהמוכר או האופטומטריסט בחנות יהיו מסוגלים לנהל את כרטיס המעקב של הלקוח באופן יעיל. תיעוד הבדיקות וההזמנות של הלקוח ולשליפת הנתונים במהירות בעת הצורך מפחיתים זמן טיפול יקר בכל לקוח, מונעים טעויות בהזמנות ומסייעים במכירה ללקוח בהסתמך על רכישות קודמות המצוינות במערכת.

כמו כן, חנות אופטיקה המתנהלת באופן מתקדם וממוחשב באמצעות תוכנת אופטיקה ייעודית יכולה לנהל את המלאי, לנהל את הספקים, לתעד בדיקות אופטיקה, הזמנות של לקוחות ולנהל את התורים, כל זאת באופן יעיל המתבטא באופן חד משמעי ברווחי החנות.

חדר בדיקה

אופטומטריסט מבצע מגוון בדיקות ראייה לצרכים שונים, ביניהם בדיקות סקר לזיהוי בעיות ראייה כללית (חדות, פזילה, שדה ראייה ובעיות ראייה דו עינית), בדיקות ראייה להוצאת או לחידוש רישיון נהיגה, בדיקות רפרקציה לקביעת מרשם משקפיים, בדיקות מיקוד ראייה ובדיקות להתאמת ומרשם עדשות מגע. חדר הבדיקה של האופטומטריסט כולל מכשור מתקדם ומגוון מכשירי בדיקה הנדרשים לעבודתו היומיומית, בין המכשירים- Foropter, Lens Meter, Autorefractometer ועוד. תוכנה ייעודית מאפשרת לאופטומטריסט לייעל את עבודתו באמצעות חיבור מכשירי הבדיקה לממשק התוכנה ולהעברת הנתונים במהירות וללא שגיאות הקלדה ידנית.

עבודה בסביבה ממוחשבת

ניהול חנות אופטיקה באופן יעיל דורש תוכנה ייעודית מתקדמת, בין אם זו חנות פרטית ויחידה ובין אם זו חנות השייכת לרשת אופטיקה. התוכנה מאפשרת לרכז את כל הפעולות הנדרשות לעבודה במקום אחד וליהנות משירות יעיל ומהיר ללקוח ומעבודה נוחה, קלה ומהנה. החיסכון בזמן ניכר ותורם לחיסכון במשאבים כך שצוות החנות יכול להתרכז בעבודתו ולספק מענה מקצועי מהיר ואיכותי יותר ללקוחות כמו גם ליהנות ממגוון כלי ניהול המייעלים את העבודה ומאפשרים ניהול חכם יותר.

הזמנת עדשות

מחירוני עדשות אותם ניתן לקלוט דרך התוכנה באים לקצר תהליכי עבודה מכיוון שבשלב ההזמנה ניתן ליצר המלצות להזמנת עדשות מסוימות על ידי הלקוח גם על סמך המרשם של הלקוח וגם על פי עדיפות ספק העדשות, את אותם הזמנות ניתן להעביר בלחיצת כפתור אחת ישירות אל הספק ובכך לחסוך כמה תהליכים בדרך (שיחת טלפון על מנת לדעת מה מצב ההזמנה , פקס על מנת לשלוח את ההזמנה וכמובן טעיות אנוש הנגרמות כתוצאה מרישום לא נכון או הבנה לא נכונה אצל הספקים כתוצאה מכתב לא קריא.

תוכנה ייעודית לניהול חנויות אופטיקה

תוכנת האופטיקה של חברת ר.ר מערכות (Optic Soft) מיועדת לחנויות אופטיקה בודדות, לרשתות של חנויות אופטיקה ולמכוני אופטיקה. התוכנה מאפשרת ניהול נכון של החנות ומציעה מגוון כלים ויתרונות רבים, בין היתר-

• ניהול כרטסת לקוחות

• איתור מהיר של נתוני הלקוח ותוצאות בדיקותיו

• איתור הזמנות קודמות של הלקוח על מנת להתאים עבורו חלקים חלופיים

• ניהול הזמנות של הלקוחות מול הספקים

• ביצוע ומעקב שוטף של הזמנות באמצעות האינטרנט

• חיסכון ניכר בזמן עבודה וניהול הזמנות

• חיבור למכשירי הבדיקה על מנת לתעד ולשמור תוצאות ונתונים

• כלי יעיל לניהול תורים

• תכנון זמן עבודה

• הגדלת הרווחים של החנות

יש לציין כי ניתן להרחיב את התוכנה ולהוסיף תכונות מתקדמות כמו מערכת תזכורת תורים שתפקידה ליידע את הלקוח לגבי התור באמצעות שליחת הודעות טקסט באופן אוטומטי או לעדכן את הלקוח באשר למוצר שהזמין. כמו כן, ניתן לשדרג את התוכנה באמצעות מערכת כספים ומלאי המאפשרת ניהול מלאי החנות, ניהול כוח אדם, ביקורת אודות תזרים המזומנים של העסק, פתרונות תשלום מגוונים וסליקת כרטיסי אשראי, דיווח שוטף לרואה חשבון, תגמול עובדים בחנות על בסיס מכירות, שליטה מלאה על המלאי בחנות, קליטת סחורה בקלות תוך הפקת ברקודים ועוד.

שליטה ובקרה על החנות בזמן אמת

כיום לא ניתן לנהל עסק ללא מערכת מחשוב מתקדמת וחשוב לזכור כי ניהול חנות אופטיקה דורש דיוק ועבודה יעילה ומתקדמת תוך ניהול, שליטה ובקרה בזמן אמת. בחנות האופטיקה מבצעים בדיקות ראייה שונות, משתמשים במכשירי בדיקה משוכללים, יש לתעד את תוצאות הבדיקות ולשמור אותן ללא טעויות ויש לנהל מגוון מוצרים ופריטים. לכן, חשוב שלחנות האופטיקה תהיה תוכנה לניהול הזמנות המאפשרת ממשק נוח שמתחבר למכשירי הבדיקה, ניהול ההזמנות דרך האינטרנט לעבודה שוטפת ומהירה מול הספקים וכלי ניהול מתקדמים המאפשרים לספק שירות מתקדם ואיכותי יותר ללקוחות ולשפר את ביצועי החנות ורווחיה.

מאת: דויד סמש