כיצד שימוש בתזכורות sms מייעל את מערכת ניהול תורים?

עסקים רבים המספקים שירות ללקוחות ונדרשים לניהול תורים שוטף, יעיל ומאורגן, מוצאים כי מערכת ניהול תורים מהווה כלי עזר יעיל ושימושי. מערכות אלו משתכללות ומתייעלות בכל עת, וכיום גם מציעות מערך תזכורות sms. מדובר בתזכורת המאפשרת ליידע ולעדכן את הלקוח אודות מועד התור מכל מקום ובכל זמן, מה שמסייע לו להיזכר בתור במידה ושכח ואף לאשר הגעה. כלי מתקדם זה תורם להגברת היעילות והתפוקה של העסק.

הימים שלפני תזכורת sms

ניהול תורים הינה מלאכה המורכבת מקביעתם של תורים, ביטולם או עריכת שינויים וכן מפיקוח ומעקב אחר התנהלות תקינה של התור ומעקב אחר הופעת או אי הופעת הלקוחות. בימים עברו, ניהול תורים היווה משימה פקידותית מתישה שגזלה הרבה זמן ואנרגיה, והתבצעה באמצעות יומנים, פתקים, ספרי טלפונים ורשימות במחשב. התנהלות שכזו, ללא תזכורות sms, היוותה מקור בלתי נדלה לבעיות של חוסר סדר, ארגון ושליטה בהתנהלות התור ובשורה התחתונה – בעיות בניהול יעיל של המרפאה, החנות או כל עסק אחר המנהל תורים.

הבעייתיות שבשיטת ניהול התורים בעבר

בעבר, על מנת לנהל באופן תקין תורים היה צורך בהעסקת כוח אדם ייעודי לצורך מעקב, פיקוח והתקשרות טלפונית ללקוחות. מרכיב זה הגדיל באופן ניכר את הוצאות העסק ולא אחת היווה מקור לטעויות וויכוחים עם לקוחות. למעשה, בין אם קבלו תזכורת טלפונית או שלא, לקוחות רבים נטו לשכוח את מועד התור שלהם, להגיע במועד לא נכון או לבטל ללא התרעה מוקדמת. הקושי שבניהול תקין ושוטף של תורים הזיק לתדמית העסק, גרם לאי שביעות רצון בקרב לקוחות ואף לעזיבתם, ובסופו של דבר היווה מקור להפסדים כספיים.

 

ניהול תורים עם תזכורות sms

בעידן הנוכחי, בו מכשירי סמארטפון מהווים אמצעי תקשורת מרכזי המלווה אנשים בכל מקום וזמן, זה אך טבעי לנצל זאת לצורך ניהול התורים. אכן, כיום מערכות ניהול תורים מתקדמות כוללת תזכורות sms ישירות למכשיר הסלולארי של הלקוח. מדובר בכלי ניהול  תורים חשוב המאפשר לשלוח תזכורת ללקוחות אודות מועד התור שנקבע להם, ולקבל מהם באופן מיידי אישור עבור הפרטים. בעל העסק מצידו יכול להגדיר כרצונו את סוג הלקוחות שיש לשלוח אליהם תזכורות, הפרטים שיופיעו בנוסח התזכורות ומועדי שליחתן.

יתרונות ניהול תורים עם תזכורת sms

ניהול תורים עם תזכורת sms מגדיל את מספר הלקוחות המגיעים בזמן לתור שנקבע עבורם, ומאידך תזכורת sms מקטינה באופן מהותי את מספר הלקוחות שאינם מגיעים לתור, ללא הודעה מוקדמת. כפועל יוצא מכך, בעל העסק יכול לנצל באופן מרבי את זמני העובדים המקבלים לקוחות, ללא זמנים מתים. התנהלות זו מגבירה את יעילות ורווחיות העסק, ותורמת ליצירת תדמית עסקית רצינית, מאורגנת ואחראית.

מאת: דויד סמש