כיצד לבחור מערכת זימון תורים?
אם אתם מנהלים מרפאה בתחומי הרפואה והפלסטיקה, סביר להניח שאתם משרתים נאמנה מגוון רחב של מטופלים מדי יום. בתנאים האלה, קל מאד ללכת לאיבוד בין ים הלקוחות, מועדי התורים והפגישות. מערכת זימון תורים היא בגדר חובה, לא פחות, כאשר יש להשקיע מחשבה ראויה בבחירה שלה. אז מהן הדרישות המרכזיות מהמערכות השונות בתחום?
נקודת המוצא: חשוב להעדיף מערכת ממוחשבת
כצעד ראשון, יש לתת את הדעת על סוגיה משמעותית: בכל מקרה, רצוי מאד להעדיף את מערכות זימון התורים הממוחשבות על פני אלה הידניות. לא קשה למצוא לכך סיבות, כאשר הערכות הממוחשבות חוסכות זמן ומאמצים רבים מצידם של אנשי העסק, שלא נדרשים להתעסק ב"טפל" אלא רק ב"עיקר" (העבודה שלהם).
ההתבססות על מערכת זימון תורים ממוחשבת הופכת את ההליך גם לפשוט הרבה יותר לביצוע, מה שמקטין עד למינימום האפשרי את הסבירות לביצוע טעויות אנוש. באמצעות המערכת לא ניתן לקבוע מספר תורים בזמנים לא הגיוניים, למשל. מנגד, היא עשויה להציע פיצ'רים חשובים בהתנהלות כל מרפאה, דוגמת בחירה בין מספר אופני תצוגה, הפקת רשימת ממתינים, שליחת הודעות לאנשי זימון התורים, ניהול מספר יומנים במקביל, מעבר נוח ופשוט בין מסכים, מקליטת המטופל עד כתיבת סיכום ביקור ועוד.
הדגש הראשון: גמישות והתאמה לצרכים
תוכנה לניהול מרפאה, על מנת שתעשה את עבודתה על הצד הטוב ביותר, צריכה להיות המקיפה ביותר האפשרית. מטרת העל כאן, אסור לשכוח, היא "להאציל" כמה שיותר סמכויות על התוכנה, או במילים אחרות להפקיד בידיה של הטכנולוגיה לא מעט משימות. בין השאר, רצוי לבחור במערכות המאפשרות:
יתרונותיה של התוכנה
- אפשרות לניהול ולמעקב אחר ביטול תורים (כי בכל מרפאה עלולים להתבטל תורים).
- קבלה של התראות על תורים בעתיד הנראה לעין.
- ניהול תצוגת היומנים…
- ניהול זמנים בצורה נוחה – חלוקה למספר אופני תצוגהשימוש בסימונים לעדכון סטטוס מטופלים ועוד.
- שיבוץ סדרות טיפולים בצורה אוטומטית.
- ניהול ועדכון חגים ומועדים מיוחדים.
- ניהול מחירוני המרפאה – כוללים בחינה היסטורית שלהם במבט השוואתי.
- ניהול כוח האדם שאמור להעניק שירותים בכל אחד מהתורים.
תקשורת עם המטופלים
מערכת לזימון תורים לא יכולה להוציא מהמשוואה את ליבתה של כל מרפאה – הלקוחות אשר מגיעים אליה, כמובן. החדשות הטובות הן שיש בנמצא מערכות אשר מספקות את המענה היעיל ביותר. זה מתחיל עם ממשקים דיגיטליים להזמנתם של הממתינים לחדרים השונים, מה שנעשה באמצעות מסך המוצב במיקום בולט במרפאה, ונמשך עם מנגנון המאפשר תקשורת עם המטופלים עצמם.
ממשק המאפשר ניהול של התזכורים האוטומטיים יכול לסייע אף הוא להתנהלות של המרפאה עם הלקוחות. המערכת בהחלט יכולה לקבל חלק גם בהליך גיוס הלקוחות החודשים – דרישת חובה נוספת בכל מרפאה באשר היא – כאשר במקרה הזה המדובר הוא על היכולת שלה להשתלב עם מערכי גיוס הלקוחות, דוגמת מערך הטלמרקטינג.
סטטיסטיקה ובקרה
מערכת לזימון תורים יכולה לסייע גם בכל הנוגע לבקרה על התנהלות המרפאה. המערכות המתקדמות העומדות בתחום כוללות בתוכן כלים סטטיסטיים שמאפשרים לאנשי המרפאה לדעת את כל מה שחשוב לדעת על הנעשה בה.
מערכת לניהול תורים יכולה להציע אפשרות להפקה של דו"חות מסוגים שונים, להציג סטטיסטיקות או גרפים על הנעשה במרפאה ואף להתייחס להיבטים הכלכליים שלה: לדוגמא, בחינת הכנסות המרפאה אל מול ההוצאות שלה, וזאת במטרה לראות את הרווחיות שלה.
שילוב ממשקים חיצוניים
תוספת חשובה המאפיינת את המערכות המתקדמות ביותר בתחום זימון התורים היא האינטגרציה עם ממשחקים אחרים: ממשק לבדיקת הזכאות מול קופות החולים השונות, למשל, או שאילתא דמוגרפית של המטופלים. המערכת יכולה להציע ממשק המאפשר לה להתנהל מול חברות הביטוח וקופות החולים, להתחבר למאגרי המידע של קופות החולים ועוד.