יומן רופא מסודר המסונכרן עם מערכת זימון תורים
סדר היום של רופא במרפאה עמוס ומחייב אותו לנהל יומן מסודר ומאורגן כדי לעמוד בכל המשימות. באמצעות מערכת ממוחשבת של יומן רופא ניתן לנהל את היומן בצורה חכמה, יעילה ואפקטיבית. המערכת כוללת מגוון כלים חשובים ונחוצים לעבודתו של הרופא, בין השאר רישום וניהול תורים של מטופלים לפי ימים ושעות, עדכון תאריכי פגישות, ישיבות צוות, אירועים, חגים, הרצאות וכדומה.
כדי לעבוד בנוחות ובלי לשכוח התחייבויות שונות חשוב לנהל יומן חכם לרופא, היומן הוא חלק בלתי נפרד ממערכת זימון תורים, כך הרופא והמרפאה בה הוא עובד מספקים ללקוחות העסק שירות מתקדם, חדשני וטוב יותר. המטופלים יכולים לזמן תור באינטרנט, באופן מקוון, וללא תלות בשעות הפעילות של המרפאה ובזמינות הרופא בנייד.
ניהול המרפאה ויומן הרופא בעידן המודרני
עד לפני מספר שנים לכל רופא היה יומן אישי בו הוא עדכן את רשימת המטופלים היומית וסידורים שעליו לבצע. את היומן הוא נאלץ לשאת עמו בתיק ממקום למקום כדי לעקוב אחרי סדר היום שלו ולא לשכוח פגישות, תור עם מטופלים וכדומה. כיום, בעידן הדיגיטלי, אין צורך להחזיק ביומן מודפס רגיל, ניתן להתקין מערכת זימון תורים הכוללת מגוון כלים, ביניהם יומן רופא ממוחשב.
למעשה, תוכנה לזימון תורים כוללת כלים רבים לניהול מרפאה או מכון רפואי, המערכת כוללת פתרונות מתקדמים בהתאמה אישית לצרכי הרופא כגון:
- התראות על תורים עתידיים
- תצוגת יומן רופא בצורה נוחה ואפשרות צפייה ביומן מכל מקום ובכל זמן
- ניהול ומעקב אחרי תורים שנקבעו, נדחו או בוטלו
- אפשרות לניהול רשימת ממתינים למתן שירות יעיל ומתקדם ללקוחות
- ניהול כוח אדם בהתאם לצרכים המשתנים של הרופא ומספר המטופלים העומדים לבקר במרפאה או במכון
- המערכת מתממשקת למערכות חיצוניות כמו חברות ביטוח וקופות חולים לצרכי התחשבנות, מעקב ובקרה
- אפשרות להדפסת רשימת מטופלים בתור בפורמטים שונים
יתרונות רבים לרופא, לצוות ולמטופלים
מערכת זימון תורים נועדה לסייע לצוות המרפאה או המכון, למנוע טעויות אנוש, לשפר משמעותית את השירות למטופלים, לחסוך זמן ולייעל את העבודה במקום. המערכת מאפשרת לצוות המרפאה, כולל הרופא, לעבוד בשיתוף פעולה יעיל, לחסוך בהוצאות התקשורת ובעלויות כוח אדם, ולהעניק למטופלים שירות חדשני המתאים לעידן הדיגיטלי של היום.
כאמור, המערכת מספקת יתרונות ופתרונות חשובים ומגוונים לא רק לרופא ולצוות המרפאה אלא גם ללקוחות. באמצעות המערכת יכולים המטופלים לזמן תורים בכל שעה וממכשירים שונים, במקום להמתין על הקו עד למענה של נציג שירות. כמו כן, הלקוחות מקבלים תזכורת לגבי התור כדי לא לשכוח את הזימון ולהגיע מוכנים.
בנוסף, המערכת חוסכת זמן רב למטופלים ולצוות המרפאה, כל שינוי בזימון התור מופיע אוטומטית ביומן הממוחשב של הרופא. כך ניתן לנהל טוב יותר את המרפאה, לנצל היטב את חדרי הטיפולים במקום לפי רשימת תורים עדכנית, לזמן את כוח האדם הנחוץ לבדיקות ולטיפולים במרפאה לפי סדר היום של הרופא , כמות המטופלים וסוג הטיפולים והבדיקות.
חשוב לציין כי כל המידע במערכת מגובה באופן אוטומטי ומאוחסן בארכיון ממוחשב. הרופא והצוות יכולים לשלוף את המידע מהארכיון לצרכי ביקורת, המשך טיפול, התחשבנות, שליחת המסמכים לגורם המבטח ועוד.
חשוב כי המערכת תכלול אפשרויות מתקדמות כמו ניהול יומן רופא, זימון תורים מקוון, שליחת התרעות בהודעות טקסט, הדפסה בפורמטים שונים, ארכיון ממוחשב וכדומה. במערכת המתקדמת ניתן לקבוע דרגות הרשאה שונות לרופאים, למזכירות ולמנהלי המרפאה. כמו כן, המערכת מצוידת במחולל דוחות, ניתן להפיק דוחות ניהול, בקרה, סטטיסטיקה ועוד, בהתאמה לצרכי המרפאה וצורת העבודה.