תהליכי העבודה החשובים ליישום במרפאה שלכם

בכל מרפאת מומחים ישנם תהליכי עבודה חשובים לניהול העסק, למתן שירות טוב ללקוחות ולהצלחת המרפאה. צוות המרפאה נדרש לעבוד יחד ובשיתוף פעולה פורה ומפרה, אך כדי להתמודד עם התחרות הגבוהה בענף וכדי לספק ללקוחות שירות מקצועי ברמה הגבוהה ביותר, חשוב להטמיע תוכנות ומערכות מתקדמות לייעול ולשיפור תהליכי העבודה במרפאה.

כדאי לדעת כי הטמעת מערכת זימון תורים הכוללת בין השאר גם יומן רופא, מבטיחה שיפור משמעותי בביצועי המרפאה, כמו גם חיסכון בעלויות, מניעת טעויות אנוש, שיפור השירות ללקוחות המרפאה ובידול מהמתחרים. לכן, כדאי להטמיע תהליכי עבודה חדשים ומתקדמים יותר במרפאה, רק כך העסק יכול להצליח כלכלית, למנוע נטישת מטופלים, לשפר את חוויית השירות למטופלים, לחסוך עלויות ועוד.

ניהול יעיל ונכון של המרפאה בעזרה תוכנות ומערכות חדשניות

כדי שהמרפאה תצליח כלכלית ותהפוך לעסק רווחי, יש להקפיד על תהליכי עבודה יעילים בעסק. כישורי ומקצועיות הרופא או הרופאים במרפאה אינם מספיקים כיום כדי להפעיל את המרפאה ולנהל אותה נכון. חשוב לזכור כי התחרות בין מרפאות המומחים גבוהה, לכן יש להטמיע מערכות מתקדמות וממוחשבות כמו מערכת זימון תורים הכוללת מגוון כלים לשיפור ולייעול העבודה ולחסכון במשאבים.

תוכנה מקצועית לניהול מרפאה כוללת מגוון כלים שימושיים, בין השאר המערכת המתקדמת כוללת כלים חשובים לייעול תהליכי העבודה במרפאה. לכן, כאשר בוחרים מערכת מתקדמת ועתירת טכנולוגיות ליישום במרפאה חשוב לשים לב האם התוכנה מתממשקת עם מערכות אחרות, האם ממשקי העבודה נוחים וידידותיים למשתמש, אלו כלים המערכת כוללת והאם היא מתאימה לסגנון העבודה במרפאה ולצורכי הצוות והמטופלים.

תוכנה מקצועית חייבת להתאים כמו כפפה ליד עבור צוות המרפאה, מטרתה לשפר ולייעל את תהליכי העבודה ולא להקשות על הצוות או לסרבל את עבודתם. מערכת מתקדמת למרפאות מומחים כוללת בין היתר את הכלים הבאים:

  • ניהול יומן רופאזהו אחד הכלים החשובים והיעילים ביותר לשיפור תהליכי העבודה במרפאה, כל רופא ואיש צוות מקבל יומן ממוחשב והמערכת מסנכרנת בין היומנים, משפרת את העבודה, חוסכת משאבים ומונעת טעויות.
  • מערכת זימון תורים – זמן רב מתבזבז במרפאות בהן לא הטמיעו כלי לזימון תורים, זו מערכת מתקדמת המאפשרת למטופלים לזמן תור ללא תלות בשעות הפעילות של המרפאה, אפשר לזמן תור מסביב לשעון, מכל מקום ומכל מכשיר.
  • תיק רפואי וארכיון ממוחשב – בעבר היה נהוג לאחסן מסמכים מודפסים ותוצאות בדיקות בקלסרים, והארכיון תפס שטח גדול במרפאה. באמצעות הטמעת מערכת הכוללת תיק רפואי ממוחשב אין צורך להדפיס מסמכים, מונעים טעויות אנוש, חוסכים עלויות ובקליק מהיר הרופא יכול להעלות את התיק במחשב שלו לצורך עיון, עדכונים ומעקב.
  • דוחות ייעודיים – ניהול נכון של מרפאה מחייב הפקת דוחות שונים, לרבות דוחות ניהוליים כמו תזרים, תשלום לספקים, חובות מטופלים או גורמים מבטחים, מלאי ועוד. תוכנה מתקדמת מאפשרת להפיק דוחות ניהוליים ואחרים בהתאם לשיטת העבודה במרפאה ובהתאמה מושלמת לצורכי העבודה והצוות.
  • מערכת תזכור תורים – תורים רבים מתבטלים בגלל שהמטופל שוכח מהתור שנקבע לו, באמצעות מערכת תזכור תורים מבטיחים כי המטופלים יגיעו בזמן, התזכורת מאפשרת לצוות המרפאה לשלוח מידע חיוני למטופל לפני הבדיקה, למשל להגיע לבדיקה אחרי צום, להביא מסמכים שונים ועוד.
  • כלים להפצת מידע רפואי והתחשבנויות – במקום לשלוח מסמכי התחשבנויות בדואר, בקליק מהיר שולחים את המסמך לגורם המבטח בלי להדפיס ובלי לבזבז נייר.

תוכנה מתקדמת לזימון תורים כוללת בין היתר תמיכה בחתימה אלקטרונית (דיגיטלית) של המטופלים, לקוחות המרפאה יכולים לחתום על מסמכים שונים, בלי להגיע למקום, באמצעות פד דיגיטלי חיצוני או בעזרת המובייל שלהם. זהו שירות חדשני וחוסך זמן המייעל את העבודה, משפר את השירות למטופלים ומעניק למרפאה תדמית של עסק הניצב בחזית הטכנולוגיה.

כמו כן, התוכנה מתממשקת עם מערכות נוספות, ואפשר לספק תשובות ותוצאות של בדיקות ואבחונים באמצעות אתר חיצוני המשמש רק לתשובות או באתר של המרפאה באזור האישי המותאם ללקוחות. כך, המטופלים לא צריכים להגיע למרפאה כדי לקרוא את תוצאות הבדיקה, הם חוסכים זמן, זוכים לשירות מתקדם ויעיל יותר, וגם המרפאה חוסכת עלויות והצוות יכול להתמקד בעבודתו בלי לענות לטלפונים רבים של מטופלים המעוניינים לדעת מהן תוצאות הבדיקה.

מערכת זימון תורים עם יומן רופא

כדאי לדעת כי ניתן להרחיב מערכת זימון תורים עם כלים נוספים בהתאם לתהליכי העבודה במרפאה. כמו כן, אפשר לשדרג את המערכת הבסיסית עם הרחבות חשובות המייעלות את העבודה ומשפרות ביצועים, לדוגמה מערכת זימון תורים מקוונת, מערכת לניהול מלאי, מערכת לניהול כספים וכיוצא בזה.

לאחר הטמעת המערכת ניתן לראות שיפור משמעותי בתהליכי העבודה במרפאה, כולל שיפור בתוצאות העסקיות ושביעות רצון גם מהמטופלים הזוכים לשירות מתקדם, חדשני ואיכותי יותר.