כיצד תשמרו על סדר וארגון בניהול התיקים הרפואיים שלכם?

שמירה על סדר וארגון במרפאה הפרטית מאפשרת לצוות לעבוד ביעילות ומונעת זליגת מידע רפואי לידיים לא רצויות. בעבר הלא רחוק המרפאות תייקו את כל המסמכים בקלסרים, לכל מטופל היה קלסר עם שמו, ולא מעט מסמכים רפואיים נעלמו או נהרסו בגלל תנאי האחסון בארכיון ומסיבות נוספות. כיום יש במרפאות המומחים ובקליניקות השונות תוכנה מתקדמת לניהול המרפאה, לכן קל יותר לשמור על סדר וארגון וגם אין צורך להקצות חדר לארכיון ולהתמודד עם קלסרים כבדים ועמוסים במאות מסמכים.

doctor Maintaining order and organization in his clinic

ראוי לציין כי במערכת הרפואה בישראל יש שילוב בין הרפואה הציבורית והמסובסדת לבין הרפואה הפרטית והמשלימה הכרוכה במימון אישי של הלקוחות. בשנים האחרונות נקבעו כללי רגולציה חדשים ומחייבים כדי לפקח על מערכות הבריאות הציבוריות והפרטיות ועל מנת לספק שרותי בריאות איכותיים ומתקדמים יותר, ולהבטיח שמירה על חיסיון רפואי.

כך לדוגמה בשנת 1996 נחקק חוק זכויות החולה שמטרתו להסדיר את מערכת היחסים בין המטופל למטפל ברמת זכויות האדם, ובשנת 2000 נחקק חוק מידע גנטי שמטרתו להסדיר את זכויות הפרט הנוגעות למידע הגנטי השמור אודותיו במערכות המחשוב השונות. על פי דין, חלה חובה לשמור את הרשומות הרפואיות לפרקי זמן ידועים מראש, לדוגמה תק רפואי יש לשמור 20 שנים, גליון סיכום מחלה יש לשמור 100 שנים, צילומי רנטגן יש לשמור בתיק הרפואי לתקופה של 10 שנים וכיוצא בזה. לכן, חשוב לוודא כי המערכת לניהול המרפאה מתאימה לכללי הרגולציה בתחום.

כדי לשמור על סדר וארגון מומלץ לבחור למרפאה מערכת הכוללת תיק רפואי ממוחשב, עדיף לבחור תוכנה הכוללת כלי ניהול נוספים ופתרון טכנולוגי איכותי לזימון תורים 24/7.

חשוב לציין כי ניהול מרפאה באמצעות מערכת מתקדמת הופך לפשוט וקל יותר, זו מערכת המשלבת בין פתרונות חכמים לניהול מרפאה בעידן המודרני לבין פתרונות מקצועיים בעולם הרפואה.

ניהול מסמכים ותיקים רפואיים באופן ממוחשב

העולם עובר לדיגיטל בכל התחומים, גם המרפאות החלו ליישם תוכנות חדשניות לניהול המקום ופתרונות טכנולוגיים ומבוססי רשת נוספים. חשוב לזכור כי העבודה במרפאה כרוכה באינספור מסמכים, למשל תוצאות בדיקות, צילומי רנטגן והדמיה, מסמכי התחשבנות, גליון נתונים אישי, העתקי מרשמים והפניות ועוד. 

במהלך העבודה במרפאה הרופאים, האחיות וצוות האדמיניסטרציה זקוקים לנתונים ופרטי מידע שונים מהתיק הרפואי של המטופל, התיק מכיל את כל הפרטים אודות הלקוח ונתונים נוספים על בדיקות וכדומה, ויש לשמור על כל הנתונים כיוון שמדובר בתיק רפואי. לכן, חשוב לשמור על סדר וארגון בניהול התיקים הרפואיים במרפאה, ומומלץ גם לכם לבחור מערכת המספקת פתרון כולל לניהול ולעריכת מסמכים דיגיטליים.

חשוב לציין כי יש בשוק מגוון מערכות לניהול תיקים רפואיים, החל מתוכנות דף בסיסיות ופשוטות למדי, ועד תוכנות ייעודיות ומותאמות אישית לניהול תיק רפואי ממוחשב, למשל המערכת המתקדמת שבית התוכנה ר.ר. מערכות מידע וטכנולוגיות בע"מ פיתח ומשווק בהצלחה ניכרת בישראל. תוכנה ייעודית לניהול קליניקה כוללת בין היתר יומן רופא, מערכת זימון תורים הזמינה 24/7 ואפשר באמצעותה לתאם תור מכל מכשיר ובכל זמן, כלי לניהול התיקים הרפואיים, ארכיון ממוחשב, דוחות ניהוליים וייעודיים בהתאמה לצורכי המרפאה, מודול חדשני לתכנון ולהפקת שאלונים דינמיים לצורך אבחון וטיפול, מודול להעברת תשובות לגורמים מבטחים ולגופים רפואיים חיצוניים, מודול לניהול התחשבנות חודשית מול קופות החולים וחברות הביטוח ועוד.

כיצד התוכנה תסייע לכם לשמור על סדר וארגון במרפאה?

במרפאות מומחים, במכונים רפואיים ובקליניקות השונות משתמשים במסמכים רבים, ולכל מטופל יש תיק רפואי בו מאחסנים את כל הנתונים האישיים והרפואיים אודותיו. התיק הרפואי כולל אבחונים של הרופא, הערות שהוא רשם לעצמו במהלך בדיקות, מסמכי התחשבנות, צילומים שונים ומידע נוסף. אם לא שומרים על סדר וארגון צוות המרפאה עלול לאבד מסמכים, לתייק מסמכים במקומות לא נכונים וכדומה, ובעת הצורך עלולים לגלות כי חסרים מסמכים והרופא עלול לשגות באבחנתו ולהמליץ על טיפול לא נכון.     

במהלך העבודה במרפאה יש צורך בגישה מהירה ובטוחה לתיק הרפואי הממוחשב של כלל המטופלים במקום, לעיתים הפקידה והרופא עובדים על אותו תיק, זו אפשרות הקיימת רק אם משתמשים בתוכנה מתקדמת הכוללת תיק רפואי וארכיון ממוחשב.

שמירה על סדר וארגון במרפאה נחוצה גם כדי לעקוב אחרי תזרים המזומנים של העסק, וכדי לקבל החלטות פיננסיות שקולות. המרפאה שולחת מסמכי התחשבנות לגורמים שונים, אך ללא תוכנה ממוחשבת קשה לעקוב אחרי התשלומים והגבייה, והמרפאה עלולה להיקלע לבעיות תזרים.

בנוסף, תיק רפואי ממוחשב מונע טעויות אנוש, אפשר להקצות הרשאות שונות לאנשי הצוות, ובאמצעות תוכנה לניהול מרפאה אפשר לקבל גישה למידע מכל מקום, גם אם הרופא נמצא בביתו או מבלה בחופשה בחו"ל. לכן, כדאי לבחור מערכת הכוללת יומן רופא ותיק רפואי ממוחשב, זימון תורים, כלי ניהול ועוד, כך תשפרו את העבודה במרפאה שלכם, תשמרו על סדר וארגון ותציעו למטופלים שירות מתקדם ויעיל יותר.