כל עסק הנותן שירות ללקוחותיו לפי תור מתמודד עם אתגרים מורכבים ועלול לבזבז זמן רב ומשאבים יקרים בניהול יומן באופן מסודר. בעבר הלא רחוק נותני השירות נאלצו לנהל יומן ידני, ולקוחות העסק התקשרו למזכירות כדי לקבוע תור. לעתים הם המתינו זמן רב על הקו והתפשרו מבחינת זמן ומועד התור בהתאם לתורים הפנויים עליהן הכריזה המזכירה. השירות המיושן גרם לא פעם לוויכוחים, לחוסר שביעות רצון מצד הלקוחות, לנטישת לקוחות ולפגיעה בהכנסות העסק.
כיום, באמצעות מערכת ניהול תורים יכולים נותני שירות כמו מרפאות מומחים, מכוני הדמיה, קליניקות וכדומה, להציע שירות מתקדם וחדשני ללקוחות. המערכת מותאמת לעסק ולמאפייניו הייחודיים, והלקוחות יכולים לתאם תור 24 שעות ביממה, כל ימות השבוע, ללא זמני המתנה ארוכים וללא מגבלת שעות הפעילות של בית העסק.
מהי מערכת ניהול תורים?
מערכת ממוחשבת לניהול ולזימון תורים כוללת מגוון כלים ויישומים בהתאמה לצרכי העסק, המערכת כוללת בין השאר את הפתרונות הבאים:
- זימון תורים וניהול יומנים באופן ממוחשב ובסנכרון מלא עבור צוות המרפאה או המכון.
- ניהול תפוסת חדרי טיפול ותצוגת יומנים בפורמטים שונים ובהתאמה לצרכי העסק.
- אפשרות להדפסת רשימת תורים או הצגת התור על גבי מסכים בעסק.
- שליחת תזכורת ללקוחות העסק על תור מוזמן עם עדכוני מידע חשובים באמצעות הודעות טקסט בעלות נמוכה.
- שליחת והפצת מידע רפואי לאחר מתן שירות בעסק לגורמים רפואיים או מבטחים.
- הפקת דוחות ניהוליים שונים בהתאמה לצרכי העסק ומנהליו.
המערכת נועדה לחסוך בעלויות הניהול של העסק, למזער טעויות אנוש, לשפר את השירות ללקוחות, להקטין את מספר ביטולי התורים, לעקוב בנוחות ומכל מכשיר אחרי היומן, תורים חדשים, ביטול תורים ועוד.
מהם היתרונות של מערכת ניהול וזימן תורים?
למערכת לניהול תורים יש יתרונות רבים עבור כל עסק המציע שירות ללקוחותיו. המערכת מיועדת למגוון רחב ומגוון של עסקים המתמקדים במתן שירות ללקוחות, בין היתר ניהול מכון רנטגן, מכוני אסתטיקה ויופי, מרכזי דימות, מרפאות בריאות אישה וכיוצא ביוצא.
המערכת מספקת שירות חדשני ועדכני המתאים לרוח התקופה, זו תוכנה מתקדמת המאפשרת לעסק ליצור בידול ממתחרים, לשפר ולייעל את העבודה בעסק, לחסוך עלויות כוח אדם ועוד. היתרונות המרכזיים של המערכת הינם:
- חיסכון בעלויות כוח אדם, תקשורת ונייר.
- הקטנת מספר מקרי ביטול תורים ואי הופעה לתור (No Show).
- ניהול ומעקב נוח אחרי זימון וביטול תורים.
- אבטחת מידע וניהול הרשאות בהתאם לצורך.
- אפשרויות למודול זימון תורים מקוון באינטרנט, מכל המכשירים, בכל זמן ומכל מקום.
- ניהול תיק רפואי וארכיון ממוחשב.
- תזכורת אוטומטית ללקוחות.
- ממשק דיגיטלי למערכת המותקנת בבית העסק, לדוגמה הצגת התור על מסכים בעסק, עם אפשרות להצגת תכנים שיווקיים.
- ממשק ידידותי ונוח לתפעול, עם שירות טכני מחברה מקצועית ומובילה.
חשוב להדגיש כי מערכת לזימון תורים הכוללת פתרון מתקדם לזימון התור באופן מקוון משפרת משמעותית את השירות ללקוחות העסק. בנוסף, המערכת תורמת לחיזוק המותג ומסייעת לעסק להצליח ולצמצם נטישת לקוחות. ככל שלקוחות העסק זוכים לשירות עדכני ויעיל יותר, כך הם שבעי רצון ולא יחפשו עסק אחר המציע שירות טוב יותר.
למעשה, הלקוחות יכולים לזמן תור בכל שעה, מהבית, מהעבודה, בדרך, בדרכים וכדומה. הם אינם צריכים להתקשר לבית העסק ולהמתין למענה אנושי, והעסק יכול לחסוך עלויות רבות מאחר והוא אינו נדרש להקצות כוח אדם ושעות עבודה לניהול התורים.
שדרוגים ותוספות למערכת לניהול תורים
כאשר עסק מסוים מחליט לייעל ולשפר את השירות ללקוחותיו באפשרותו לבחור תוכנת מדף לניהול תורים או לפנות בית תוכנה המתמחה בפתרונות מתקדמים ומותאמים אישית. מומלץ לבחור בתוכנה ייעודית הניתנת להתאמה מלאה למאפייני העסק, כך אפשר לבחור גם תוספות ושדרוגים למערכת כגון ממשק דיגיטלי לזימון הלקוחות הממתינים למרפאה, מודול חדשני של מערכת ניהול מלאי, מודול למערכת ניהול כספים, מחולל דוחות לצרכי מעקב, פיקוח וניהול ועוד.
המערכת מאפשרת תצוגה בזמן אמת של התורים בבית העסק והצגת תורים עתידיים, כך ניתן לנצל ביעילות את המכשירים, הציוד וחדרי הטיפולים בבית העסק, תוך חיסכון ניכר בעלויות ושיפור ברווחיות. במציאות של היום הלקוחות מעוניינים לקבל שירות חדשני, אף לקוח לא מעוניין לבזבז זמן ולהמתין למענה טלפוני, וניתן גם לקצר את זמן ההמתנה עד לקבלת השירות.
